Die Digitalisierung hat mittlerweile fast alle Lebensbereiche erreicht und wirkt sich nachhaltig auf den wirtschaftlichen Arbeitssektor aus. Vor allem Selbstständige müssen mit der Zeit gehen und sich regelmäßig weiterbilden, um ihre Kompetenzen in der Unternehmensführung zu erweitern und zu erhalten. Inzwischen gibt es eine Vielzahl von Programmen, die Selbstständigen helfen und sie von repetitiven Arbeiten entlasten, wodurch sich der Verwaltungs- und Managementaufwand verringert.
Zeitgemäße Programme zur automatischen Rechnungsstellung sind eines der wirksamsten Instrumente, um die Büroarbeit von Handwerkern zu vereinfachen und zu beschleunigen. Dank der einfach anzuwendenden Einstellungen der besseren Rechnungsanwendungen kann jeder Selbstständige und jedes KMU das Aussehen und die Funktionsweise der Rechnungsstellung an die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens anpassen. Fakturierungsprogramme müssen eine Reihe von Anforderungen und funktionalen Bedürfnissen erfüllen. Doch wie sieht ein solches Fakturierungsprogramm aus und welche Vorteile bietet es?
Fakturierungsprogramme für Handwerker und KMU
Immer mehr Selbstständige, seien es Handwerker, Architekten, Dienstleister oder auch KMU, versuchen zu Recht, ihre Arbeitsabläufe und die Unternehmensführung zu automatisieren. Auf diese Weise vermeiden sie zeitraubenden Papierkram und übermäßige Komplexität, denn die Software nimmt ihnen eine Menge Sorgen ab. Außerdem verwenden die meisten von ihnen inzwischen eine leicht zu bedienende Software, wie z. B. ein einfaches Fakturierungsprogramm.
Vorteile eines digitalisierten Rechnungsstellungsprogramms
In den letzten Jahren haben sich viele Selbstständige von Word und Excel als Werkzeug für die Rechnungsstellung verabschiedet. Denn die Nachteile liegen auf der Hand: das Abtippen von Hand mit dem Risiko von Fehlern, das wiederholte Kopieren der gleichen Daten, das Achten auf eine einheitliche Nummerierung, das Berechnen der Tarife und der Mehrwertsteueranforderungen und das eher mühsame Ablegen und Wiederauffinden.
Ein einfaches Rechnungsprogramm hilft dabei, es müssen Rechnungen nicht mehr von Hand abgetippt werden, was viel Zeit spart, die Arbeit wird erleichtert und die Rechnungen landen viel schneller beim Kunde. Die vielen Handwerker, die jetzt ein digitales Rechnungsprogramm nutzen, haben dies unter anderem für die folgenden Rechnungen getan:
Die Erstellung von Rechnungen ist sehr einfach und schnell, mit wenigen Tastenanschlägen und auf der Grundlage zuvor gespeicherter Informationen, so dass der Tippaufwand minimal ist. Kein Aufschub mehr für die lästige Verwaltung
Die Software gewährleistet die korrekte Anwendung und Berechnung der Mehrwertsteuersätze, einschließlich der Sonderregelungen, bei denen die Regierung Abweichungen zulässt.
reibungslose Verwaltung ausstehender Rechnungen mit Verfolgung der erwarteten und eingehenden Zahlungen, einschließlich der Mahnung von Kunden, die unangemessen spät oder gar nicht zahlen.
Mit ein und demselben Rechnungsprogramm kann der Handwerker nicht nur Rechnungen, sondern in vielen Fällen auch Angebote erstellen.
Sehr einfaches Umwandeln eines vom Kunden akzeptierten Angebots in eine Rechnung oder Mahnung.
Ein weiterer Vorteil ist, dass die besseren Rechnungsprogramme sowohl unter Microsoft Windows als auch unter Mac laufen.
Wie Abrechnungsprogramme funktionieren
Selbstständige Handwerker haben inzwischen eine große Auswahl an Anbietern und Produkten für die automatisierte Rechnungsstellung, auch wenn es deutliche Unterschiede in der Benutzerfreundlichkeit und den verfügbaren Funktionen gibt. Sie müssen also vorsichtig sein, wenn Sie Ihre Wahl treffen. Entscheidend sind die Funktionalität und die Benutzerfreundlichkeit, und natürlich der Preis.
Es ist wichtig, eine Software zu wählen, die bei der Erstellung von Kostenvoranschlägen, Angeboten und Rechnungen sowie bei der Verwaltung von Zahlungen viel Geld und Zeit spart. Darüber hinaus muss die Software Handwerkern, Händlern und KMU dabei helfen, die gesetzlichen Vorschriften reibungslos und korrekt anzuwenden. Dazu gehören:
Leistungen nach den umsatzsteuerlichen Vorschriften
Regeln für Abschlagszahlungen
Vertragliche Dienstleistungen für Handwerker
Umso wichtiger ist die Wahl des richtigen Systems oder Fakturierungsprogramms, idealerweise mit Blick auf Lieferungen, Produktdaten und Hinweise auf Lagerbewegungen.
Stornorechnungen und -gutschriften, wenn eine Rechnung direkt die Grundlage für eine Stornorechnung oder -gutschrift bildet
Planmäßige Erstellung und Versendung von automatischen Mahnungen auf der Grundlage ausstehender Rechnungen.
Automatisch wiederkehrende Rechnungen, z. B. für Abonnements
Artikelverwaltung und Kundenverwaltung als Basis für die Rechnungsstellung, wobei neben physischen Produkten auch die Zeiteinheiten als Rechnungsbasis für Dienstleistungen, Rabattregeln und damit verbundene Preiseinstellungen zur Verfügung stehen
Unternehmensspezifisches Design und Schriftbild von Rechnungen und anderen Dokumenten, die leicht an das gewünschte professionelle Erscheinungsbild angepasst werden können
Dashboard, das einen schnellen Überblick über Rechnungen, Zahlungen und andere interessante Kennzahlen der Rechnungsverwaltung gibt
Abschirmung vor technischen Problemen durch Nutzung der Software in einer Cloud-Umgebung
Keine Notwendigkeit für teure lokale Ausrüstung, die der Selbstständige so gut wie möglich selbst verwalten und sichern muss (auch hier Zeitverlust und Risiko), in der Regel mit extra zu bezahlenden Dienstleistungen eines lokalen Spezialisten (also unbedingt diese Kosten und Zeit in die Bewertung einbeziehen)
Und vor allem das Vorhandensein eines ordentlichen Handbuchs mit Unterstützung durch den Hersteller, z.B. durch entsprechende Mailkontakte. Ein schneller und effektiver Helpdesk ist nach Ansicht der meisten Selbständigen ein entscheidendes Element.
Lohnen sich kostenlose Rechnungsstellungsprogramme für Händler?
Neben den kostenpflichtigen Fakturierungsprogrammen und -software gibt es natürlich auch kostenlose Programme. Nachteil: Die Anzahl der Funktionen und das Volumen der Rechnungen, die sie bearbeiten können, sind begrenzt. Manchmal sind sie nur teilweise kostenlos, z. B. 10 Kunden kostenlos und die anderen kostenpflichtig. Dies erschwert die Nutzung, während es mit etwas Probieren und Auswerten günstige, viel stärkere Angebote auf dem Markt gibt, die nicht eingeschränkt sind.
Um zu verhindern, dass Selbstständige und Unternehmer die Katze im Sack kaufen, bieten viele Anbieter eine kostenlose Probezeit an. Das Fakturierungsprogramm kann dann einige Tage oder Wochen lang kostenlos getestet werden, bevor das kostenpflichtige Abonnement abgeschlossen wird. Wenn der Anbieter auch dann noch Beratung und Unterstützung anbietet, ist das ein wichtiges positives Zeichen.
Schlussfolgerung
Die Digitalisierung von Angeboten, Rechnungen, Zahlungen und sogar Lagerbeständen mit einem Rechnungsprogramm vereinfacht eine zeitraubende und unübersichtliche Aufgabe für selbstständige Handwerker und KMU. Solche Programme enthalten zahlreiche nützliche Funktionen und Werkzeuge, die dem Selbstständigen viel Arbeit abnehmen.
