Immer häufiger haben Arbeitnehmer keinen festen Arbeitsplatz mehr im Büro – Desk Sharing nennt sich dieses Konzept. Ich selbst arbeite auf diese Weise bei meinem Arbeitgeber, dem VDI-Verlag. Wenn ich ins Büro will, muss ich mir vorher einen Raum bzw. Schreibtisch buchen. In der Regel klappt das einwandfrei, allerdings nur, weil nie alle Kollegen gleichzeitig ins Büro strömen. Es gibt mehr Mitarbeiter als Schreibtische. So oder so, hier erfahren Sie alles über Desk Sharing und flexible Arbeitsplätze.
Was bedeutet Desk Sharing? Welche Vor- und Nachteile haben flexible Arbeitsplätze
Desk Sharing, ein aus dem Englischen stammender Terminus, verweist auf ein modernes Bürokonzept, bei dem sich Mitarbeiter Schreibtische teilen, statt einen permanent zugewiesenen Arbeitsplatz zu beanspruchen. Dieser Ansatz ermöglicht es den Angestellten, von jedem verfügbaren Schreibtisch aus zu arbeiten und fördert so eine dynamischere Nutzung der Büroflächen.
Das funktioniert insbesondere dann, wenn der Arbeitgeber hybride Arbeitsmodelle anbietet, wenn die Mitarbeiter also im Home-Office oder Remote arbeiten dürfen. Unternehmen können dadurch Geld sparen, wenn sie kleinere Büros anmieten und weniger Schreibtische ausstatten müssen.
Desk Sharing ist auch unter Begriffen wie „Shared Desk“, „Flexible Office“ oder „Hot Desking“ bekannt – oder einfach auf Deutsch „flexibler Arbeitsplatz“. Dieser hat einige Vor- und Nachteile und es kommt insbesondere darauf an, dass alle Mitarbeiter in gleichermaßen gut und bequem nutzen können. Auf was es dabei ankommt, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.
Vor -und Nachteile von flexiblen Arbeitsplätzen
Das hohe Maß an Flexibilität bringt einige Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit sich. Aber auch einige Nachteile. Wir haben sie in der folgenden Tabelle für Sie zusammengefasst:
Vorteile von Desk Sharing
Nachteile von Desk Sharing
Kostenersparnis – Einsparungen bei Miete, Reinigung und Energie durch weniger Arbeitsplätze.
Zusätzlicher Stress für Arbeitnehmer – Die Notwendigkeit, Arbeitsplätze im Voraus zu reservieren.
Optimale Nutzung von Ressourcen – Schreibtische stehen selten leer.
Produktivitätsverlust – Tägliches Ein- und Auspacken sowie Neuanordnen des Arbeitsplatzes.
Mehr Flexibilität – Kombination aus Home Office und wechselnden Arbeitsplätzen.
Persönlicher Raum und Identität – Weniger Möglichkeit, den Arbeitsplatz zu personalisieren, was das Zugehörigkeitsgefühl mindern kann.
Gleiches Recht für alle – Abbau von Hierarchien und Stärkung des Teamgefühls durch gleiche Arbeitsbedingungen.
Organisatorischer Aufwand – Verwaltung von Desk-Sharing-Plätzen kann komplex und zeitintensiv sein.
Hygienebedenken – Häufiger Wechsel verschiedener Personen kann zu Bedenken hinsichtlich Sauberkeit und Gesundheit führen.
Wie sollte ein flexibler Arbeitsplatz ausgestattet sein?
Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter reibungslos und effizient arbeiten können, ist es empfehlenswert, alle flexiblen Arbeitsplätze einheitlich zu gestalten. Ein standardisierter Arbeitsplatz fördert die Produktivität und erleichtert den Wechsel zwischen verschiedenen Tischen. Die Basisausstattung für jeden Arbeitsplatz sollte mindestens umfassen:
Ein bis zwei Monitore: Zwei Monitore erhöhen dabei die Effizienz und den Komfort.
Ein Laptop oder Notebook: Dies ermöglicht Mobilität und Flexibilität.
Eine Dockingstation: Für eine schnelle und einfache Verbindung von Peripheriegeräten mit dem Laptop.
Eine externe Tastatur: Sie trägt zu einer ergonomischen Arbeitsumgebung bei.
Eine kabellose Maus: Sie sorgt für einen aufgeräumten Schreibtisch und Bewegungsfreiheit.
Bei mir im VDI-Verlag ist es so, dass jeder natürlich seinen eigenen Laptop hat, aber auch jeder eine eigene Maus und eine eigene externe Tastatur. Das sorgt dafür, dass die Tastaturen und Mäuse nicht durch tausend Hände gehen, was aus hygienischen Gründen sicherlich zu empfehlen ist. Maus und Tastatur, sowie andere persönliche Dinge können im Verlag in ein Schließfach gelegt werden, mit nach Hause nehmen muss man diese nicht.
Dazu gibt es nachhaltige Büromöbel– insbesondere der höhenverstellbare Schreibtisch ist fast schon ein Muss für einen ergonomischen Arbeitsplatz. Ich selbst bin fast zwei Meter groß, andere Kollegen sind dreißig, vierzig Zentimeter kleiner, aber alle sollen bequem arbeiten können. Bei den Schreibtischstühlen ist es schwieriger. Es gibt einige, die für große und schwere Menschen geeignet sind, diese sind jedoch nicht einem festen Tisch zugeordnet. Jeder kann sie sich nehmen, der sie benötigt. Wichtig ist vor allem eine flexible Arbeitsplatzgestaltung, die möglichst viele Arbeitnehmer abholt.
Damit Desk Sharing nicht zum Chaos ausartet und um auch die hygienischen Vorgaben zu berücksichtigen, sollte es einige Regeln bezüglich des flexiblen Arbeitsplatzes geben:
Persönliche Gegenstände: Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter keine persönlichen Gegenstände auf dem Arbeitsplatz zurücklassen. Dies fördert Ordnung und Professionalität.
Sauberkeit als Priorität: Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz sauber hinterlassen – benutzte Kaffeetassen sollten umgehend gespült werden. Im Zuge der Covid-19-Prävention ist es außerdem ratsam, Desinfektionsmittel bereitzustellen, um die Hygiene am Arbeitsplatz zu unterstützen.
Reservierung erforderlich: Um einen effizienten Ablauf zu gewährleisten, sollte das Desk Sharing auf einem festen Zeitplan basieren. Vermeiden Sie das Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“, indem Sie die Vorabreservierung von Arbeitsplätzen verbindlich machen.
Einheitliche Arbeitsplätze: Eine gleiche Ausstattung auf allen Schreibtischen – bestehend aus Bildschirmen und Dockingstationen ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Laptops anzuschließen und sofort mit der Arbeit zu beginnen. Aus hygienischen Gründen sollten persönliche Gegenstände wie Headset, Tastatur und Maus von jedem Mitarbeiter individuell mitgebracht werden.
Datenschutz einhalten: Datenschutz ist essentiell, besonders in gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen. Erinnern Sie Ihr Team daran, alle sensiblen Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu behandeln. Bildschirme sollten immer gesperrt und vertrauliche Unterlagen nicht unbeaufsichtigt gelassen werden, um den unbefugten Zugriff auf Informationen zu verhindern.
Bei mir im Verlag werden diese Regeln alle eingehalten, so finden sich keinerlei persönlichen Gegenstände auf den Schreibtischen, zudem ist immer alles penibel sauber. Bei jedem Arbeitsplatz gibt es Desinfektionsmittel und Tücher, so dass jeder den Arbeitsplatz wieder einwandfrei hinterlassen kann, wenn er sich auf den Heimweg macht.
Was sollte man sonst noch wissen?
Damit die Arbeit Spaß macht, sollte die Ausstattung des Büros auf modernem Stand sein, dazu gehört auch das Setzen auf hochwertiges Mobiliar, wie zum Beispiel das von https://vepa.de/. Ob genügend Stauraum benötigt wird, hängt davon ab, wie das mit den flexiblen Arbeitsplätzen konkret gehandhabt wird. Bei mir auf der Arbeit braucht es das nicht, da jeder Mitarbeiter seine Sachen nach Feierabend mitnimmt und in sein persönliches Schließfach packt.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Möglichkeit, verschiedene Arbeitsbereiche für spezifische Aufgaben oder Aktivitäten zu definieren. Ein Kreativbereich mit Whiteboards und bequemen Stühlen kann nahtlos an einen Ruhebereich angegliedert werden, der sich gut für konzentriertes Arbeiten eignet. Zusätzlich kann ein Besprechungsbereich für Team-Meetings eingerichtet werden.
Das Schaffen eines offenen Raums für zwanglose Gespräche und spontane Zusammenkünfte oder einer Gemeinschaftsküche fördert die Zusammenarbeit und das Gemeinschaftsgefühl im Team. Das Fraunhofer-Institut IAO hat hierzu eine Studie mit dem Titel „Raumpsychologie für eine neue Arbeitswelt = Environmental Psychology for a New World of Work“ erarbeitet und 2019 veröffentlicht. Diese geht neben der Möblierung auch auf Aspekte wie Licht und Raumtemperatur ein.
Ist Desk Sharing etwas für mich?
Desk Sharing ist ein innovatives Arbeitsplatzkonzept, das Flexibilität und Effizienz in modernen Büroumgebungen fördert. Durch die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen können Unternehmen Kosten reduzieren und gleichzeitig die Ressourcennutzung optimieren. Es schafft eine dynamische Arbeitsatmosphäre, die die Zusammenarbeit stärkt und Hierarchien abbaut, indem jedem Mitarbeiter der Zugang zu gleichen Arbeitsbedingungen ermöglicht wird.
Zugleich stellt Desk Sharing neue Anforderungen an die Organisation und das Management von Arbeitsplätzen, wie die Notwendigkeit einer einheitlichen und vollständigen Ausstattung, die Umsetzung einer Clean Desk Policy und die Gewährleistung von Datenschutz. Obwohl es Herausforderungen mit sich bringen kann, wie zusätzlichen Koordinationsaufwand und die Anpassung an wechselnde Arbeitsumgebungen, bietet es auch Chancen für eine flexiblere und anpassungsfähigere Belegschaft.
Generell wird es wohl so sein, dass Desk Sharing in Zukunft immer häufiger zu finden sein wird. Wir Arbeitnehmer müssen uns darauf einstellen, dass wir nicht mehr unseren festen Arbeitsplatz im Büro haben, sondern ihn uns mit unseren Kollegen teilen. Viele mögen das bedauern, aber es ist das Spiegelbild des in der Arbeitswelt, der sowohl das Wohlergehen der Mitarbeiter als auch die wirtschaftlichen Interessen der Unternehmen berücksichtigt. Es ist ein Schritt in Richtung einer zukunftsorientierten Arbeitskultur, die Mobilität und Effizienz betont.
Nach einem Bauingenieurstudium und einer Ausbildung zum Online-Redakteur folgten 10 Jahre als bautechnischer Redakteur bei einer Internet-Agentur. Dort hat er zum Beispiel ein Baulexikon mit über 15.000 Begriffen aufgebaut, das zeitweise auch von OBI genutzt wurde. Eine Auskopplung davon mit speziellen Begriffen rund um den Fertighausbau ist noch auf fertighaus.de zu finden.
Es folgten 10 Jahre als Webtexter beim wohl größten Bad-Onlinshop Deutschlands. Dort war er dafür zuständig, dass die Seite für alle Begriffe rund ums Badezimmer (und Leuchten) gut bei Google rankt. Außerdem war er dort verantwortlicher Redakteur für das Magazin.
Aktuell arbeitet er als Content-Manager beim VDI Verlag. Dort kümmert er sich um all die technischen Themen, die Ingenieure interessiert.
Seit 2012 betreibt er bauredakteur.de und schreibt hier über Themen rund um Bauen, Wohnen, Einrichten und Garten.
